Integritetspolicy

INFORMATION OM ELIS BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Elis Textil Service AB, org. nr. 556022–4171 ("vi", "oss", "vår") är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. I denna informationstext kan du läsa om vilka personuppgifter vi samlar in och behandlar om dig, varför vi gör det och vilka rättigheter du har. Om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i avsnitt 7 nedan.

1 PERSONER SOM OMFATTAS AV DENNA INFORMATIONSTEXT OCH PERSONUPPGIFTER SOM VI BEHANDLAR

1.1 Vem omfattas av denna informationstext?

Vi behandlar personuppgifter om personer som är i kontakt med oss och vår verksamhet. Informationen riktar sig till nedan personkategorier:

  • Representanter/kontaktpersoner för befintliga kunder eller potentiella kunder.
  • Representanter/kontaktpersoner för företag som tillhandahåller oss sina produkter och/eller tjänster (tjänsteleverantör och potentiell tjänsteleverantör).
  • Personer som arbetar för oss som konsulter.
  • Personer som på annat sätt kontaktar oss eller besöker vår webbplats.

1.2 Kategorier av personuppgifter som vi behandlar

 

Kontaktuppgifter såsom namn, e-postadress, telefonnummer, adress och andra kontaktuppgifter
Uppgifter om plaggbärare Arbetsgivare, kostnadsställe, storlek och modell på plagg, anställningsnummer, intervall för utbyte och tvätt, ev. metadata kopplad till RFID-spårning
Information om företaget t.ex. företagsnamn och information om din roll/titel på företaget
Korrespondens och dokumentation såsom e-postkorrespondens, dokumentation, feedback, mötes- och minnesanteckningar
Statistiska uppgifter och uppgifter för analys såsom IP-adress, typ av webbläsare, internetleverantör (ISP) och digitala fotspår genom att surfa på webbplatsen (såsom webbloggar, datum- och tidsstämpel, hänvisande/utgående sidor, antal klick, etc.), loggfiler, metadata etc.
Transaktionsdata såsom information om bankkonto, betalningsuppgifter
Information om kvalifikationer (gäller för konsulter) såsom utbildning, arbetslivserfarenhet och referenser, projektinformation, registrerad tid, information om avgifter, frånvaro

 

2 VARFÖR VI BEHANDLAR PERSONUPPGIFTER

2.1 Kommunikation med potentiell tjänsteleverantör och potentiell kund

För att besvara förfrågningar från potentiella tjänsteleverantörer och/eller potentiella kunder kommer vi att behandla kontaktuppgifter, företagsinformation och korrespondens och dokumentation om representanter/kontaktpersoner för företaget. Den rättsliga grunden för vår behandling är vårt berättigade intresse av att vidta åtgärder innan vi ingår ett avtal med en potentiell tjänsteleverantör och/eller potentiell kund (GDPR, artikel 6.1 f). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge vi har en pågående ömsesidig dialog och i 12 månader därefter, om vi inte har ingått ett avtal med det företag du representerar vid den tidpunkten (se punkt 2.2 nedan).

2.2 Avtalsenliga skyldigheter gentemot leverantör/tjänsteleverantör, kund och konsult

För att ingå avtal med en tjänsteleverantör, kund och/eller konsult och för att hantera relationen och uppfylla villkoren i avtalet (såsom att betala för de tjänster som används eller tillhandahålla våra tjänster), samt för att upprätta, utfärda och spara dokument som rör relationen samt leda, fördela och samordna arbetet kommer vi att behandla kontaktuppgifter, företagsinformation, information om kvalifikationer (endast konsulter), korrespondens och dokumentation om dig som konsult eller representanter/kontaktpersoner för tjänsteleverantören/kunden samt uppgifter om plaggbärare. Den rättsliga grunden för vår behandling är vårt berättigade intresse av att ingå ett avtal med tjänsteleverantören/konsultbolaget och uppfylla villkoren i ett sådant avtal (GDPR, artikel 6.1(f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att behålla dina personuppgifter under den period som vi har ett avtal med det företag du representerar, eller till dess att företaget meddelar oss att du inte längre arbetar för företaget och i tolv månader därefter. 

2.3 Hålla vårt CRM-system korrekt och uppdaterat

Det är avgörande för vår verksamhets framgång att vi ser till att våra CRM-system är så uppdaterade som möjligt och att vi har korrekt information. Därför arbetar vi kontinuerligt med att hålla våra register korrekta och uppdaterade. För detta ändamål kommer vi att behandla kontaktuppgifter, korrespondens och dokumentation, företagsinformation om representanter/kontaktpersoner för tjänsteleverantören/kunden. Den rättsliga grunden för vår behandling är vårt berättigade intresse av att ha korrekt information om dig som kontaktperson för det företag du representerar (GDPR, artikel 6.1(f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra.

2.4 Tillgång till interna system och lokaler för konsulter

För att kunna ge de konsulter som arbetar på plats hos oss behörighet till våra interna system och program samt ge dem tillgång till våra lokaler kommer vi att behandla konsulternas kontaktuppgifter. Den lagliga grunden för vår behandling är vårt berättigade intresse av att kunna ge dig tillgång till de system, program och lokaler som du behöver tillgång till för att kunna utföra ditt uppdrag (GDPR, artikel 6.1(f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge du utför konsultuppdraget åt oss.

2.5 När du besöker vår webbplats 

För att tillhandahålla, driva, underhålla, förbättra och anpassa vår webbplats använder vi cookies och liknande spårningstekniker (gemensamt ”Cookies”). Cookies används för att lagra information om dina inställningar och de sidor du besöker, både på vår webbplats och andra i syfte att, bland annat, optimera din surfupplevelse samt för att förbättra webbplatsens funktioner. Webbplatsen innehåller nödvändiga, statistiska och marknadsföringscookies.

Beroende på dina cookie-inställningar kommer vi att behandla statistisk information och information för analys om dig som webbplatsbesökare. Den rättsliga grunden för vår behandling av personuppgifter som samlas in via cookies är ditt samtycke (GDPR, artikel 6.1 (a)). 

För ytterligare information om vår användning av cookies, se vår cookieinformation på vår webbplats, som innehåller en detaljerad lista över de cookies vi använder och de tillämpliga lagringsperioderna.

2.6 Tillgång till MyElis

För att kunna ge representanter/kontaktpersoner möjlighet att logga in på MyElis via elis.com och hantera sina ordrar och använda andra funktioner behandlar vi kontaktuppgifter och statistiska uppgifter och uppgifter för analys. Den rättsliga grunden för vår behandling är vårt berättigade intresse av att kunna ge dig en hög servicenivå och rätt verktyg för att underlätta ditt uppdrag och din roll (GDPR, artikel 6.1(f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi balanserar dina intressen mot våra. Vi kommer att spara dina personuppgifter under en period av högst 12 månader efter din senaste inloggning på plattformen.

2.7 Marknadsföring och information

För att skicka dig relevanta uppdateringar, kampanjer, nyheter och information om oss och vår verksamhet, evenemang, produkter och tjänster och/eller för att du ska kunna prenumerera (eller avsluta prenumerationen) på våra nyhetsbrev, kommer vi att behandla kontaktuppgifter, företagsinformation och korrespondens, samt information om din önskan att prenumerera/avregistrera dig. Den rättsliga grunden är ditt samtycke i vissa fall, t.ex. nyhetsbrev och i andra fall att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att marknadsföra vår affärsverksamhet (GDPR, artikel 6.1 (f)), t.ex. inbjudan till evenemang. Vi behåller dina personuppgifter tills du avregistrerar dig från e-post eller direktmarknadsföring från oss eller under den period som krävs för att hantera din begäran (prenumeration på nyhetsbrev och evenemang). 

2.8 Utveckling av produkter och tjänster baserat på din feedback

För att förbättra våra produkter och tjänster kommer vi att behandla kontaktuppgifter, företagsinformation och korrespondens och dokumentation (din feedback). Den rättsliga grunden för vår behandling är vårt berättigade intresse av att granska och analysera din feedback och utveckla våra produkter och tjänster baserat på detta (GDPR, artikel 6.1(f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att spara dina personuppgifter i enlighet med de lagringsperioder som annars anges här, dvs. vi kommer inte att spara identifierbara uppgifter för detta ändamål under en period som är längre än den ursprungliga lagringsperioden.

2.9 Behandling för att följa lagar, rättsliga skyldigheter och frivilliga åtaganden

2.9.1 För att uppfylla rättsliga skyldigheter

 

Ändamål, rättslig förpliktelse (GDPR, artikel 6.1(c)) Kategorier av personuppgifter Lagringstid
Hantera och svara på förfrågningar om den registrerades rättigheter Kontaktuppgifter samt information som anges i din förfrågan och ytterligare information som krävs för att uppfylla din förfrågan I upp till ett år från det datum då din begäran har tillgodosetts
Hantera incidenter och delta i tillsyn De kategorier av personuppgifter som rör dig som är nödvändiga och begärs under incidenten/tillsynen Så länge incidenten eller den efterföljande övervakningen pågår och ett år därefter
Bokföring Transaktionsdata Till och med det sjunde året efter utgången av det räkenskapsår då transaktionen ägde rum
 
 
2.9.2 Anspråk och klagomål

För att administrera, utreda och besvara anspråk och klagomål kommer vi att behandla dina kontaktuppgifter samt annan information som du förser oss med avseende ditt anspråk eller klagomål. Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse att administrera ditt anspråk eller ditt klagomål (GDPR, artikel 6.1(f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi kommer att behålla dina personuppgifter under den period vi utreder och administrerar ditt anspråk eller ditt klagomål.

2.9.3 Tvister

För att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, i syfte att skydda våra och våra systerbolags juridiska rättigheter, kommer vi att behandla de kategorier av personuppgifter som rör dig som är nödvändiga med hänsyn till tvisten och de inblandade parterna. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att skydda våra eller våra systerbolagets intressen i händelse av en tvist (GDPR, artikel 6.1(f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Vi sparar dina personuppgifter så länge tvisten pågår och i upp till tio år därefter.

2.9.4 Fusioner och förvärv

För att överföra personuppgifter i händelse av en sammanslagning, ett förvärv eller en försäljning av alla eller delar av våra tillgångar kommer vi att behandla de kategorier av personuppgifter som rör dig och som omfattas av sammanslagningen eller förvärvet. Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att genomföra en sammanslagning eller ett förvärv och överföra relevanta personuppgifter för detta ändamål (GDPR, artikel 6.1 (f)). Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi väger dina intressen mot våra. Inga personuppgifter sparas för detta särskilda ändamål. 

3 VÅR INSAMLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

3.1 Hur vi samlar in personuppgifter 

Vi samlar huvudsakligen in dina personuppgifter direkt från dig (inklusive från din enhet) när du kommunicerar eller på något annat sätt interagerar med oss, till exempel genom en beställning, personlig kontakt, en offertförfrågan, en diskussion eller ett besök. 

I vissa fall kan vi också samla in dina personuppgifter från andra källor, t.ex. från allmänt tillgängliga källor/register (t.ex. om du är den utsedda kontaktpersonen för ett företag som vi vill komma i kontakt med). Vi kan också samla in dem från det företag där du är anställd (t.ex. om du är plaggbärare) och genom sökningar på internet.

3.2 Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det bland annat för att fullgöra rättsliga eller avtalsmässiga förpliktelser. Om du inte lämnar de personuppgifter vi begär kan det innebära att vi inte kan ingå avtal med det företag som du representerar eller fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag gentemot det företaget. Om du har några tvivel eller funderingar kring att lämna vissa personuppgifter, vänligen kontakta oss (se avsnitt 7 nedan) för ytterligare information. 

4 VEM VI DELAR DINA PERSONUPPGIFTER MED

Vi kan behöva dela dina personuppgifter med andra för att tillhandahålla våra tjänster samt för att följa lagar och förordningar. Detta gäller bl.a:

  • IT-tjänsteleverantörer som sköter nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar, t.ex. internt använda system, plattformar och värdtjänster. 
  • Bank- och betaltjänstleverantörer vars tjänster vi använder för att hantera våra betalningstransaktioner.
  • Koncernföretag.
  • Leverantörer av analystjänster (t.ex. Google). 
  • Leverantörer av plattformar för sociala medier (t.ex. LinkedIn, Facebook och Instagram). 
  • Externa rådgivare och konsulter som hjälper oss inom olika områden av vår verksamhet (t.ex. advokater och revisorer).
  • Potentiella köpare i händelse av en sammanslagning, ett förvärv eller en försäljning av alla eller delar av våra tillgångar.
  • Myndigheter i händelse av en begäran.
  • Domstolar i händelse av tvist eller annat förfarande.

5 VAR VI BEHANDLAR DINA PERSONUPPGIFTER

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I vissa situationer kan de dock komma att behandlas utanför EU/EES (inklusive i USA), t.ex. när vi delar dina personuppgifter med leverantörer av analystjänster som är verksamma utanför EU/EES. 

Vi ser alltid till att dina personuppgifter har en hög skyddsnivå, även när personuppgifterna behandlas utanför EU/EES. I de flesta fall kommer den importerande parten att vara bosatt i ett land som av EU-kommissionen har bedömts erbjuda adekvat skydd (t.ex. Storbritannien)] eller följer EU-US Data Privacy Framework (GDPR, artikel 45). Om inte, kommer vi att ingå EU:s standardavtalsklausuler (GPDR, artikel 46). Dessutom vidtar vi ytterligare tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder när det behövs. 

6 DINA RÄTTIGHETER

Vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, transparent och öppet sätt i förhållande till dig och att dina uppgifter är korrekta och uppdaterade. Du har vissa rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna i avsnitt 7.

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan, och senast inom en månad, från att vi tagit emot din begäran. Om vi inte kan besvara din förfrågan eller behöver mer tid på oss, kommer vi att förklara varför. 

Du kan läsa mer om dina individuella rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats (www.imy.se).

6.1 Rätt till tillgång

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du också rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och varför vi gör det. Vidare har du rätt att få en kopia av alla personuppgifter som vi har om dig. Om du är intresserad av någon specifik information, vänligen ange detta i din begäran. Du kan till exempel ange om du är intresserad av en viss typ av information, såsom de specifika kontaktuppgifter vi har om dig, eller om du vill ha information från en viss tidsperiod.

6.2 Rätt till rättelse

Om de personuppgifter vi har om dig är felaktiga har du rätt att få personuppgifterna rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, inklusive genom att tillhandahålla kompletterande information. När vi har rättat eller kompletterat dina personuppgifter kommer vi att informera dem som vi har delat dina personuppgifter med (i förekommande fall) om uppdateringen, om det inte är omöjligt eller alltför besvärligt. Om du ber oss om det kommer vi också att berätta för dig vem vi har delat dina personuppgifter med. Om du begär att få uppgifter rättade har du också rätt att begära att vi begränsar vår behandling under den tid vi utreder ärendet. 

6.3 Rätt till radering (rätt att bli bortglömd)

I vissa fall har du rätt att begära att dina personuppgifter raderas, t.ex:

  • Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades, eller
  • När personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.

Om vi raderar personuppgifterna på din begäran kommer vi även att informera dem som vi har delat dina personuppgifter med (i förekommande fall), om det inte är omöjligt eller alltför betungande. Om du frågar oss kommer vi också att berätta för dig vem vi har delat dina personuppgifter med.

6.4 Rätt att begära begränsning

Begränsning innebär att personuppgifterna märks så att de i framtiden endast får användas för vissa begränsade ändamål. Rätten till begränsning gäller:

  • När du anser att personuppgifterna är felaktiga/ofullständiga och du har begärt rättelse. I så fall kan du också begära att vi begränsar vår behandling medan vi undersöker om personuppgifterna är korrekta/kompletta eller inte,
  • Om behandlingen är olaglig men du inte vill att personuppgifterna ska raderas, 
  • När du har invänt mot behandlingen och under den tid vi kontrollerar våra berättigade skäl, eller
  • När vi inte längre behöver personuppgifterna för de ändamål för vilka vi samlade in dem, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Även om du har begärt att vi ska begränsa vår behandling av dina personuppgifter har vi rätt att använda dem för lagring, för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annans rättigheter. Vi kan också använda personuppgifterna av skäl som rör ett viktigt allmänt intresse. Vi kommer att meddela dig innan begränsningen upphör att gälla.

Om vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kommer vi även att informera dem som vi har delat dina personuppgifter med (i förekommande fall), om det inte är omöjligt eller alltför betungande. Om du frågar oss kommer vi också att berätta för dig vem vi har delat dina personuppgifter med.

6.5 Rätt att invända

Du har rätt att invända mot behandling som baseras på vårt berättigade intresse. Om du invänder mot användningen kommer vi, baserat på din situation, att utvärdera om våra intressen av att använda personuppgifterna väger tyngre än dina intressen av att personuppgifterna inte används för detta ändamål. Om vi inte kan ange tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina, kommer vi att sluta använda de personuppgifter du invänder mot - förutsatt att vi inte behöver använda uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om du invänder mot användningen har du också rätt att begära att vi begränsar vår användning under den tid vi utreder ärendet. 

Du har alltid rätt att invända mot och avregistrera dig från direktmarknadsföring. 

6.6 Rätt till dataportabilitet

Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller ett avtal mellan oss har du rätt att få ut de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig ("dataportabilitet"). Observera att vi sällan använder någon av dessa rättsliga grunder för vår behandling.

6.7 Rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till en viss behandling. Ditt återkallande kommer inte att påverka behandling som redan har utförts. Observera att vi sällan använder samtycke som grund för vår behandling.

6.8 Hur du utövar dina rättigheter och rätten att klaga

Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Om du har några invändningar eller klagomål om hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss så ska vi göra vårt bästa för att hjälpa dig. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den tillsynsmyndighet där du bor, arbetar eller där du anser att en överträdelse har ägt rum. I Sverige är tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) (Integritetsskyddsmyndigheten Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se).

7 KONTAKTUPPGIFTER

Om du har några frågor om denna informationstext och hur dina personuppgifter behandlas, vänligen använd kontaktuppgifterna nedan.
Telefon: 020 74 01 01
Adress: S:t Johannesgatan 2, 211 46 Malmö
E-postadress: se-info@elis.com

8 ÄNDRINGAR I INFORMATIONSTEXTEN

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna informationstext från tid till annan. Vi kommer att informera dig om eventuella ändringar genom att publicera den uppdaterade informationstexten på vår webbplats. Om vi gör några väsentliga ändringar kommer vi att skicka ett meddelande till dig via e-post.