Information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering av personal

Information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering av personal

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi vidtar därför olika åtgärder för att dina personuppgifter ska vara skyddade under den tid vi hanterar dem. 

I denna informationstext hittar du information om hur vi behandlar personuppgifter i samband med en rekryteringsprocess.

Vem ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter?

Elis Textil Service AB, org.nr 556002 - 4171, (”vi”, ”vår”, ”oss”) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter i samband med rekryteringsprocessen. 

Kontaktuppgifter

HR-avdelningen
Elis Textil Service AB
S:t Johannesgatan 2, 211 46 Malmö
E-post: se-info@elis.com
Telefon: 020 74 01 01

Vem omfattas av denna informationstext?

Denna informationstext riktar sig till kandidater (till dig som ansöker om anställning hos oss) samt eventuella referenspersoner, det vill säga dig som kandidaten lämnat som referens.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar endast in sådana uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna genomföra rekryteringsprocessen. Vilka uppgifter vi samlar in beror på vilken typ av tjänst som ansökan berör, hur du väljer att kommunicera med oss och om du är kandidat eller referensperson.

Du har ingen skyldighet att lämna dina personuppgifter till oss, men om du inte gör det så kommer vi inte att kunna utvärdera dig som kandidat och du kan då inte heller bli aktuell för den tjänst du söker. 

Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Kontaktuppgifter. Uppgifter som kan användas för att komma i kontakt med dig, t.ex. ditt namn, ditt telefonnummer, din e-postadress eller fysiska hemadress.
• Identifieringsuppgifter. Uppgifter som kan användas för att identifiera dig, t.ex. namn eller fotografi.
• CV-information. Uppgifter om din kompetens, t.ex. utbildning, utbildningsnivå, betyg arbetslivserfarenhet, färdigheter, certifieringar och språkkunskap.
• Profiluppgifter. Uppgifter om din profil, t.ex. kön, ålder, civilstånd samt uppgifter om nuvarande och tidigare arbetsgivare.
• Kommunikation och möten. Uppgifter som framgår i kommunikation med oss, t.ex. uppgifter i e-postmeddelanden och anteckningar från anställningsintervju.
• Testuppgifter. Uppgifter från personlighetstester och färdighetstester, t.ex. resultat och tidpunkt för testet.

Vi har inget behov av att behandla s.k. känsliga personuppgifter, dvs. uppgifter som kan avslöja t.ex. en persons etnicitet, politiska åsikter, religion eller hälsa. I den mån du delar sådana uppgifter med oss inom ramen för en rekryteringsprocess, t.ex. genom ditt personliga brev eller CV kommer vi att behandla dessa. Vid varje behandling av känsliga personuppgifter vidtar vi lämpliga säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina grundläggande rättigheter och intressen upprätthålls. 

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Varifrån vi samlar in dina personuppgifter beror på om vi genomför rekryteringsprocessen i egen regi eller om vi anlitar ett rekryteringsföretag för att genomföra den.

Majoriteten av de personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för rekryteringsprocessen samlar vi in från dig. Vi samlar också in personuppgifter från den eller de referenspersoner som du har angett i ansökan samt i förekommande fall från andra personer som lämnar uppgifter om dig till oss. 

I vissa fall använder vi även allmänt tillgängliga informationskällor såsom offentliga register och sociala nätverksplattformar för att samla in uppgifter i samband med en rekryteringsprocess.

I de fall då vi anlitar ett rekryteringsföretag för att sköta hela eller delar av rekryteringsprocessen samlar vi också in personuppgifter som rekryteringsföretaget delar med oss.

Hur använder vi personuppgifter?

De personuppgifter som vi samlar in används för att genomföra rekryteringsprocessen, utvärdera och följa upp densamma samt hantera rättsliga krav och lagstiftning på området.

Under detta avsnitt redogör vi översiktligt för hur vi använder personuppgifter i olika situationer kopplat till rekrytering av personal. Vill du ha en mer detaljerad beskrivning hittar du det i tabellen längst ner i denna informationstext. 

Observera att det inte är säkert att samtliga nedan angivna behandlingar gäller dig eftersom vårt behov av att behandla personuppgifterna beror på vilken tjänst som ansökan gäller, hur du väljer att kommunicera med oss samt om du är kandidat eller referensperson.

Utföra bakgrundskontroller

För tjänster som innebär att medarbetaren kommer representera oss utåt (t.ex. säljare) eller kommer att hantera ekonomiska medel eller andra värdefulla tillgångar, genomförs i regel en bakgrundskontroll.

Genomföra rekryteringsprocessen

Vi använder dina personuppgifter för att hantera rekryteringsprocessen, t.ex. för att ta emot och granska dina ansökningshandlingar (såsom CV och personligt brev), för att utvärdera ansökan och för att kommunicera under rekryteringsprocessen.

Referenstagning

Vi behandlar personuppgifter i samband med referenstagning inom ramen för en rekryteringsprocess, t.ex. för att kommunicera och samla in ditt omdöme om kandidaten.

Personlighets- och färdighetstester

Som ett steg i rekryteringsprocessen för vissa tjänster genomför vi personlighets- och färdighetstester. I de fall som detta är aktuellt kommer vi att informera dig om detta särskilt samt be om ditt medgivande. 

Följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen

Vi använder dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen, t.ex. för att jämföra olika kandidater eller ta fram statistik över antalet ansökningar per tjänst.

Hantera rättsliga krav

Vi använder dina personuppgifter om det är nödvändigt för att hantera ett rättsligt krav, t.ex. i samband med en rättsprocess. För detta syfte kan vi dela viss information med andra mottagare, se mer information nedan.

Fullgöra rättsliga förpliktelser

I vissa fall behöver vi behandla personuppgifter eftersom de är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, t.ex. enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS) samt diskrimineringslagen (2008:567).

Framtida rekrytering

Om du lämnar ditt medgivande sparar vi dina ansökningshandlingar för framtida rekrytering, t.ex. för att kunna kontakta dig om det uppstår ett rekryteringsbehov för en tjänst som passar din profil.

Var lagrar vi personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I det fall det skulle bli nödvändigt att överföra dina personuppgifter kommer vi se till att skydda dina personuppgifter enligt nedan. 

Vid överföringar till USA tillämpas antingen (i) adekvansbeslut från EU-kommissionen för de tredje parter som anslutit sig till EU-US Data Privacy Framework (artikel 45 i GDPR), eller (ii) EU kommissionens standardavtalsklausuler (artikel 46 i GDPR), för övriga tredje parter i USA. För eventuella överföringar till andra länder utanför EU/EES ingår vi EU kommissionens standardavtalsklausuler (artikel 46 i GDPR). Vi vidtar ytterligare tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder när detta behövs, såsom kryptering och pseudonymisering.

Vem delar vi personuppgifter med?

Allmänt

För att kunna genomföra rekryteringsprocessen och följa lagar och regler, behöver vi ibland dela dina personuppgifter med andra. Här nedanför hittar du översiktlig information om vilka aktörer vi delar dina personuppgifter med. 

Leverantörer och samarbetspartners

För att vi ska kunna genomföra rekryteringsprocessen och fullgöra våra skyldigheter enligt lag, delar vi dina personuppgifter med våra leverantörer och samarbetspartners:

• IT-leverantörer: företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar kan i vissa situationer se dina personuppgifter när de utför sitt arbete. 
• Leverantörer och samarbetspartners: t.ex. leverantörer av tjänster/system som används i rekryteringsprocessen såsom rekryteringsföretag samt IT-stöd/system för personlighetstester- och färdighetstester, bakgrundskontroller och kandidatdatabas. 

När leverantörer och samarbetspartners behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får då inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Andra/utomstående företag och tredje parter 

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med andra företag och tredje parter:

• Fackliga organisationer: exempelvis för att uppfylla skyldigheter enligt lag samt för att hantera och bemöta rättsliga krav (exempelvis i samband med en tvist eller rättsprocess). 
• Statliga myndigheter: exempelvis Polisen, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och andra myndigheter när det följer av lag eller vid misstanke om brott/överträdelse. 
• Domstolar: i händelse av tvist eller annan prövning. 
• Andra utomstående parter: exempelvis juridiska rådgivare, banker och revisorer. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till potentiella köpare och säljare, och deras rådgivare, om det är nödvändigt för att genomföra en omstrukturering, en fusion, ett förvärv eller en försäljning av alla, eller delar av, våra tillgångar.

Dina rättigheter

Allmänt

Vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, transparent och öppet sätt i förhållande till dig och att dina uppgifter är korrekta och uppdaterade. Du har vissa rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna ovan.

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan, och senast inom en månad, från att vi tagit emot din begäran. Om vi inte kan besvara din förfrågan eller behöver mer tid på oss, kommer vi att förklara varför. 

Du kan läsa mer om dina individuella rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats (www.imy.se).

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du också rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dem. Du har också rätt att få en kopia på de personuppgifter vi behandlar om dig. 

Om du är intresserad av vissa specifika uppgifter ber vi dig att ange det i din begäran. Du kan till exempel specificera om du är intresserad av en viss typ av uppgifter eller om du vill ha information om uppgifter från en viss tidsperiod. 

Rätt till rättelse

Om några av de personuppgifter vi behandlar om dig är felaktiga har du rätt att få dem rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter med ytterligare information som behövs för att uppgifterna ska vara korrekta. När vi har rättat dina personuppgifter, eller kompletterat dem med ny information, kommer vi informera dem som vi har lämnat ut dina uppgifter till om de uppdaterade uppgifterna, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du begär det, kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till. Om du begär rättelse har du också rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina uppgifter under tiden vi utreder frågan.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har i vissa fall rätt att begära att vi raderar de personuppgifter vi har registrerade om dig. Du har rätt att få dina uppgifter raderade om:

• Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för eller på annat sätt behandlats. 
• Du motsätter dig behandling av uppgifterna som sker med stöd av vårt berättigade intresse och vi inte kan visa att våra skäl till behandlingen väger tyngre än dina intressen.
• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt. 
• Vi har en laglig skyldighet att radera personuppgifterna.

Om vi raderar dina uppgifter efter att du har begärt det kommer vi också informera dem som vi har lämnat ut uppgifterna till om raderingen, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

Rätt till begränsning

Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller:

• När du anser att uppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Då kan du även begära att behandlingen begränsas under tiden som vi utreder om uppgifterna är korrekta eller inte. 
• Om behandlingen är olaglig och du inte vill att uppgifterna ska raderas. 
• När vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål som vi samlade in dem, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 
• Om du har invänt mot behandling som sker med stöd i vårt berättigade intresse. Då kan du begära att vi begränsar behandlingen medan vi utreder om vårt intresse av att behandla dina uppgifter väger tyngre än dina intressen. 

Även om du har begärt att vi begränsar behandlingen har vi rätt att använda uppgifterna för lagring, för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någons rättigheter. Vi får också behandla uppgifterna för skäl som rör ett viktigt allmänintresse. När begränsningen upphör kommer vi att informera dig om detta. Om vi begränsar behandlingen av dina uppgifter kommer vi också informera dem som vi har lämnat ut uppgifterna till, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av vårt berättigade intresse. Om du invänder mot behandlingen kommer vi, utifrån din särskilda situation, utvärdera om våra intressen att behandla uppgifterna väger tyngre än dina intressen av att uppgifterna inte behandlas för det ändamålet. Om vi inte kan visa avgörande berättigade skäl som väger tyngre än dina kommer vi sluta med den behandling som du invänder mot – förutsatt att vi inte måste behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. 

Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Vi har då inte längre rätt att behandla dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Om du invänder mot behandlingen har du också rätt att begära begränsning under den tid vi utreder frågan. 

Rätt att återkalla samtycke

Om vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Ett återkallade av samtycke påverkar inte lagligheten av behandlingar som gjordes innan samtycket återkallades. 

Rätt till dataportabilitet

Dataportabilitet innebär att du har rätt att få ut de uppgifter som vi har samlat in om dig, från dig, i ett strukturerat, allmänt tillgängligt och maskinläsbart format och att du har rätt att överföra detta till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätten till dataportabilitet gäller bara:

• För uppgifter som har samlats in från dig, om dig, 
• Om användningen sker för att fullgöra ett avtal med dig eller grundar sig på ditt samtycke, och 
• Behandlingen sker automatiserat. 

Rätt att klaga

Kontakta oss om du är missnöjd över hur vi behandlar dina personuppgifter, så kan vi gemensamt försöka lösa din fråga, se våra kontaktuppgifter ovan. 

Du har även rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är svensk tillsynsmyndighet över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att ge in ett klagomål till den tillsynsmyndighet i det land där du har din hemvist eller arbetar, eller i det land där du anser att en överträdelse av regelverket ägt rum. 

Ändringar av informationstexten

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera denna informationstext löpande. Vid omfattande ändringar kommer vi att informera dig om detta på lämpligt sätt.

 

Varför behandlar vi personuppgifterna?	Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund för behandlingen	Hur länge sparas personuppgifterna?
Utföra bakgrundskontroller	Kontaktuppgifter Identifieringsuppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna tillvarata vårt intresse av att inte riskera att anställa personer som är olämpliga för en viss position. Behandlingen av personnummer är nödvändig för det aktuella ändamålet, dvs. för att säkerställa din identitet vid utförande av bakgrundskontroll via vår tjänsteleverantör för bakgrundskontroller.	Uppgifter om själva bakgrundskontrollen sparas inte. Uppgift om att bakgrundskontroll är genomförd sparas så länge personen är anställd eller om anställning inte blir aktuell under maximalt två år efter genomförd bakgrundskontroll.
Genomföra rekryteringsprocessen	Kontaktuppgifter Identifieringsuppgifter CV-information Profiluppgifter Kommunikation och möten	Uppfyllande av avtal. Om behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett anställningsavtal ingås. Berättigat intresse. Om du inte har begärt en specifik åtgärd baseras behandlingen på att den är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera rekryteringsprocessen. Behandlingen av personnummer är nödvändig för det aktuella ändamålet, dvs. för att hantera rekryteringsprocessen och säkerställa din identitet.	Personuppgifterna sparas i maximalt två år efter avslutad rekryteringsprocess.
Referenstagning	Kontaktuppgifter Kommunikation och möten Identifieringsuppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna verifiera de uppgifter du lämnat i din ansökan samt hämta in information som behövs för att bedöma din lämplighet för tjänsten du har sökt.	Personuppgifterna sparas i maximalt två år efter avslutad rekryteringsprocess.
Personlighets- och färdighetstester	Identifieringsuppgifter Testuppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna tillvarata vårt intresse av att kunna testa och utvärdera kandidater för en viss position.	Personuppgifterna sparas i maximalt två år efter avslutad rekryteringsprocess för att tillgodose vårt berättigade intresse av att försvara oss mot rättsliga krav.
Följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen	Identifieringsuppgifter CV-information Profiluppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna tillvarata vårt intresse av att kunna utvärdera rekryteringsprocessen.	Personuppgifterna sparas för en tid om maximalt ett år efter avslutad rekryteringsprocess.
Hantera rättsliga krav	De uppgifter som är nödvändiga för att kunna hantera det rättsliga kravet	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna tillvarata vårt intresse av att kunna hantera det rättsliga kravet.	Personuppgifterna sparas under den tid som är nödvändigt för att kunna hantera det rättsliga kravet.
Fullgöra rättsliga förpliktelser	De uppgifter som är nödvändiga för att kunna fullgöra den rättsliga förpliktelsen	Uppfylla rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla den rättsliga förpliktelsen.	Personuppgifterna sparas under den tid som är nödvändigt för att kunna fullgöra den rättsliga förpliktelsen.
Framtida rekrytering	Kontaktuppgifter Identifieringsuppgifter CV-information Profiluppgifter Kommunikation och möten	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna tillvarata vårt intresse av att kunna spara uppgifter om kandidater för framtida rekrytering. Behandlingen av personnummer är nödvändig för det aktuella ändamålet, dvs. för att kunna kontakta dig i framtiden med jobberbjudande och säkerställa din identitet.	Personuppgifterna sparas för en tid om ett år efter avslutad rekryteringsprocess och därefter för den tid du godkänt.